大型超市经营的理念与技术（下）
数字支持的业务控制 这同样也存在一个对象问题。还以采购为例，要想控制这个采购行为，首先就要规定流程。这个流程也是个数字化的概念，很讲究，它是业务线型运动化的结果，是个数学概念。这个流程要设计得合理，使它体现四权分离的这样一个结构。采购协议是和供货商签的合同。签采购协议的人决定了向谁买、买什么、什么价；而建议订单则是由计算机根据销售率、库存量、在订单量自动计算出来的。订单由另外一个部门来下，它在审核了这些订单是否合理后才决定下不下单。如一种矿泉水进不进、进多少，不是由采购部门决定，而是由另外一个叫采购支持部来决定的。所以，建议权和决定权是分离的。订单不能下给合同中没有的供货商。收货时，收货部门按照计算机传给他的收货单数量收货。结款时，计算机自动生成与各个供货商的结款单。由于计算机出来了参数，财务部门就能决定结还是不结。这样一个科学化的流程，把采购当中可能导致失误或导致作弊的行为都控制住了，也就是说，数字化经营使采购中的权力受到了制约。 在这样一个流程下要设定以下参数：采购量、利润额、利润率、销售率、周转率、到货率和结款率等，都与采购有关。例如结款，按现代经营理念就是要求精确，多结不行，少结也不行。为什么？多结了企业自己吃亏；少结了，影响与供货商的关系，如果因此断了货，就是麻烦事。所以说结款率应该有个指标，该结的就得结，不该结的就是请吃饭也不能结。这些参数定了以后，就可下达数字指令，使采购任务通过数字体现出来。所谓任务就是指令，这个指令必然含有数字，不能只是抽象地要求作到“积极主动、热情周到、大公无私”，这些话太模糊、太虚了，必须用数字把标准给出来，然后再看他采购的商品销售后的数字结果：他的周转率是不是合乎标准，他的销售额是不是合乎标准，他的利润是不是合乎标准……每个环节都要用数字说话，这就叫数字监察。只有这样才能够控制整个经营的过程。这样每周来一次，或每月来一次，一但发现数字不符，就可及时调整。如果是因为制度不合理，改制度；如果是因为人不合适，换人！ 数字支持的评价 对经营结果进行评价也依然要通过对象、参数、数字和结果来看。如衡量收款员的勤劳度。大家都知道，百货商店是开单子在指定柜台交款的，今天东西卖得少，收款就少，所以没法评价收款员个人。在超市，是开放式售货，结算往往有一排收款机，某个收款员不勤快，或业务水平低，就会导致他面前的客户受阻，别人一天收100笔，他一天收30笔，显而易见，对这要有一个评价方法。即通过平均交易笔数和实际交易笔数评价其勤劳度。通过这些数字，可以及时疏导客流，作出相应调整。同样，通过这些数字，也可评价任何一个部门/商店、任何一个职员贡献，评价任何一个商品的销售，以及评价任何一个供货商、任何一个顾客（如个人、集体的购买次数）以及任何一种营销方式等等。比如说评价某一个会员商店的顾客在这儿的购买率、购买额，就会发现哪个是重点顾客。再接着分析，可发现哪一类的顾客是这儿的重点顾客群。当发现购买率高、购买额大的全是单位顾客而不是个人时，服务就应当对这些集体会员有所侧重，通过照顾和其它方法拉住这些顾客，并用数字对顾客在超市的表现进行评价，以此来指导自己的超市改进工作，提高服务水平。 数字支持的行为准则还可举个例子。如仓储超市要求理货员“补货及时、准确，保持上架商品清洁”。这不是一个指标，不是一个完成额，也不是一个决策，它只是商业企业岗位上一条行为准则。这样的准则如果不落实到可以衡量检查的数字上，就会变成一句空话。所以，有必要设置一些参数。如货架上的商品不能少于50%，如果少了，看出现过几次，要用数字卡住并记录下来，一周或是一个月总结一次。货架由清洁变成蒙上尘土和发现污物有几次，商品放错货架有几次，用数字明确规定什么样给予惩罚，什么样给予奖励，这就是对行为的处置。把这样的一个行为准则数字化，这个行为准则才有条件得以执行，同样，要求售货员积极主动、热情待客，要求理货的人帐实相符等，都要跟上数字支持，否则就没有可操作性。 以上所讲的数字化经营的概念，好象没有直接和计算机挂钩，事实上只有具备了数字化经营的理念，计算机才对超市有用，它正是用好一个计算机信息系统的前提。如果一个大型超市的管理者没有这样的理念，看着这一大堆数字就觉得头痛，计算机对于他们就变成没用的东西了。 大型超市区别性特征 如果把零售业业务循环作一个抽象的描述，百货、超市等各种业态都是一样的，它们都遵循着一个基本的业务循环：计划→采购→库存→销售→分析，中间是财务。 大型超市不同于百货公司和购物中心等其它业态，具有其区别性特征。如果抓不住这一点，用的计算机系统张冠李戴，风马牛不相及，系统无法在超市里正常运行，经营上必定会发生混乱。就是超市，也有大型和小型的差别，我们常见到，在100平米的小超市中，收款人发现商品没条码，常常喊一声场内的售货员给看看是多少钱。如果超市一万平米怎么办？50个出口怎么办？显然，小超市的作法在大超市是行不通的。大超市在业务流程上和百货公司有所不同，百货公司是一个多个进销存“子循环”构成的“母循环”，“子循环”为实，“母循环”为虚。如百货公司的服装、电器部各有自己的进、销、存循环业务。整个业务，则是各个部门汇总的，因而是虚的。在百货公司里，有好多部门的微循环，每个微循环的过程控制得非常弱，甚至可以说很多情况下没有控制。管理好的公司，可以在宏观上控制一下，管理不好的连宏观上都控制不住。 在大型超市里，不存在上面的问题，因为大型超市的业务流程是个单一的循环系统：计划→采购→库存→销售→销售分析，中间是财务。由于各个核算单位被打破了，无法搞多个子循环；由于超市的低成本、低利润，资源必须得到充分利用，再到各个环节上去消耗掉一点，那就赔了。所以，超市必须在单一的循环中得到严格的控制。另外，大型超市在组织结构上和百货公司也不同。百货公司是按核算单位来设置的，如设儿童部、食品部、家电部等……以权力为核心，即一个部进销存的所有权力都有；而在大型超市里是按业务流程来设置部门的，如设采购部、支持部、售货部、现场营销部、防损部等，在这些部门中没有任何人有全面的权力，而是以职责为核心的，在这里权力被制约了。 在核算体制上，大型超市也有其区别性特征。百货公司大部分是分级核算，个别的也有单级核算、一级核算，但不一定运行得很顺畅，这是由它本身的业务流程和结构特点决定了的，而一级核算恰恰是大型超市最合适的核算体系。盘点时发现丢了可乐，让谁赔？也可能是顾客拿了，走到家电柜时不想要了，就扔到货架上。你让饮料部赔，他没法赔。真丢了，也不能让现场理货员来赔。在大型超市没法用百货公司那种由部门“长收短补”的办法来解决盘点中数货不符的问题。这里是一级核算体制。 在营销方式方面，大型超市和百货公司也有很多不同。百货公司是柜台销售，促销方式很简单，无非是打折优惠，发个贵宾卡之类的。它的经营面很广，单品的流量很小，服务非常周到，但是利比较高。而超市则不同，它储卖合一，是为了降低成本；开架销售，是为了促销。商品琳琅满目，可随意挑选，并能伸手就拿，十分方便。促销手段也非常丰富。如会员制、小时促销、打包量贩、分割组合等，微利大量，重视生鲜，处处面向老百姓的日常生活。 谈到系统建设的方法，大型超市也和百货公司不同。百货公司对计算机的依赖相对弱一点，它允许计算机系统边开发、边运行、边完善，也支持手工操作和计算机并行。百货公司人多，记帐记得过来，记帐员都归财务管，也有一套记帐方法，帐记得也清楚。但到了超市就不行了，首先有很多工作没计算机就没办法做，如没有电子条码秤，没有计算机软、硬件的支持，生鲜食品就没法卖，也没法到出口交款；有了电子秤，秤好了分量，按统一价就可马上打出标签往塑料袋上一贴，在出口一扫，价就出来了。实行一级管理的超市，一万多种商品的价签如果都用手去抄，很可能有2000多种会抄错。超市的计算机必须能支持打货架标签。打出的标签和计算机里的绝对不会有误差，又漂亮，又准确，你只要放对地方就行了。超市计算机系统如果没有齐备的功能，超市的经营马上就会发生困难。假如计算机的线断了，主机“趴”了，前台还卖不卖？百货商场可以，凭开小票先卖着，等系统运作恢复了，再录进去。超市行吗？运行一中断，前台打不出票来，就结不了帐，卖场的顾客就会发生骚乱。所以，超市的前台收银系统必须具备只要有电就能继续运作的功能。再比如超市大流量的问题，一下子10卡车货运来了，靠手工收这些货，填单一晚上都干不完，除非先不计数，统统进仓库，但这样就乱套了；如加大库存，又积压了资金，造成了浪费。所以超市大物流对计算机的要求非常高，超市本身对计算机的依赖性也更强。它不仅要求功能一定齐备，质量可靠，还要求能够一次开通，不允许一边开发，一边完善，否则就没法运作。大型超市不需要也没有必要用手工，因为手工跟不上，一天几万条记录，跟3天就跟乱了。咱们还是把人的弱项让给计算机，把人的长项发挥出来吧！大型超市对计算机系统的 基本要求 前面讲了数字化经营的概念，讲了大型超市和其它业态主要是百货公司的区别。 抓住这些区别，综合起来说，对一个大型超市的信息系统应该提出这样几个基本要求： 1、这个系统能反映大型超市经营的实质性特征，起码应当满足一级管理、一级核算、进销分离的管理需要。 2、这个系统应该具有严密的过程控制，使业务流程的要求得以准确执行。流程是大型超市运作顺畅的要害环节，必须用科学手段加以严密控制。 3、这个系统所反应的流程一定要简洁，自动化程度要高。如能自动生成每张票据码，自动结算，能保证高效率运行等。 4、这个系统的可靠性要高。如有自动断保护功能，断了，只要有电，销售也能照常进行。 5、这个系统应当满足大型超市各种丰富多彩的促销需要。如支持会员销售、生鲜销售、小时销售、组合及分割销售等，使超市的特点能得到充分有效发挥。对于一个管理水平高的商业企业来说，信息技术的应用可使其效率更高；而对于一个管理水平差的商业企业来说，信息技术的应用就只会使其管理更加混乱。这是前几年常听到业界专家说的两句话。他们当时强调的是，任何科学技术离开人的主观能动性，都发挥不了作用。今天，业界关注热点开始转向电子商务，数字科技的应用也在扩大领域，支持着企业对企业、企业对消费者的信息互动。这时，我们更加不能忽视商业企业内部信息化的基础建设。与此同时，商业企业如果不重视经营理念、公众心理、业务流程等这些与人有关的非技术因素，包括电子商务在内的数字科技的应用都只能是一种“纸上谈兵”的概念！ （作者为五奥环[北京]电子有限公司总经理潘鸿海）